Paiements, reçus & comptabilité

Espèces, chèque, virement, carte encaissée par vos soins (sur votre TPE, par exemple), paiement en ligne et exonérations : vous choisissez les moyens acceptés dans votre école, et l’encaissement est enregistré tel qu’il se passe vraiment dans une association, y compris les paiements en plusieurs fois. L’application trace vos encaissements ; elle ne prélève pas les familles en ligne. Pour les virements, la famille reçoit les coordonnées bancaires de l’école avec une référence à rappeler : le trésorier rattache chaque virement au bon dossier.

HelloAsso, Pay Asso du Crédit Mutuel ou tout autre service qui vous fournit une page de paiement : renseignez son adresse et son nom. Un bouton « Payer en ligne », au nom de votre service, apparaît dans l’Espace famille tant qu’un solde reste dû, et le lien accompagne les emails de rappel. La famille règle sur cette page, l’école enregistre le règlement à réception avec la méthode « En ligne » : tracé et reçu numéroté, comme les autres modes.

Chaque encaissement génère un reçu numéroté, envoyé à la famille. Un reçu se télécharge, se renvoie et peut être émis après coup, même sur une année déjà clôturée : en cas de contrôle ou de litige, tout est retrouvable en quelques secondes.

Les familles en retard de paiement sont relancées automatiquement, poliment et sans que personne n’ait à tenir la liste. Le secrétariat voit d’un coup d’œil qui doit quoi.

Le tableau de bord trace la courbe des encaissements déjà réalisés et celle des chèques remis à encaisser plus tard, avec le reste dû de l’année. Le trésorier voit ce qui est rentré et ce qui va rentrer, sans rien recalculer.

Le trésorier exporte l’ensemble des encaissements (Excel/CSV) pour sa comptabilité et l’assemblée générale. Les événements distinguent le cadre cultuel du hors-cadre.