Paiements, reçus & comptabilité

Espèces, chèque, virement, carte encaissée par vos soins (sur votre TPE, par exemple), paiement en ligne et exonérations : vous choisissez les moyens acceptés dans votre école, et l’encaissement est enregistré tel qu’il se passe vraiment dans une association, y compris les paiements en plusieurs fois. L’application trace vos encaissements ; elle ne prélève pas les familles en ligne. Pour les virements, la famille reçoit les coordonnées bancaires de l’école avec une référence à rappeler : le trésorier rattache chaque virement au bon dossier.

HelloAsso, Pay Asso du Crédit Mutuel ou tout autre service qui vous fournit une page de paiement : renseignez son adresse et son nom. Un bouton « Payer en ligne », au nom de votre service, apparaît dans l’Espace famille tant qu’un solde reste dû, et le lien accompagne les emails de rappel. La famille règle sur cette page, l’école enregistre le règlement à réception avec la méthode « En ligne » : tracé et reçu numéroté, comme les autres modes.

Une famille règle l’année en trois chèques ? Le champ « Nombre de chèques » ouvre une ligne par chèque, déjà remplie : montants répartis, dates espacées d’un mois, numéros à la suite du premier. Vous corrigez ce qui diffère, et l’enregistrement attend que la somme tombe juste. Un seul reçu part, avec le détail de chaque chèque. Des chèques déjà saisis sans reçu ? Ils se regroupent après coup sur un seul reçu, ceux remis le même jour cochés d’avance.

Chaque encaissement génère un reçu numéroté, envoyé à la famille. Un reçu se télécharge, se renvoie et peut être émis après coup, même sur une année déjà clôturée : en cas de contrôle ou de litige, tout est retrouvable en quelques secondes.

Une remise se pose dès la validation, sans attendre les chèques : vous indiquez le montant exonéré, pré-rempli avec le reste dû, et la famille reçoit par email le reste à régler avec les modalités de paiement ; le rappel de paiement ne réclame plus que ce reste. Chaque règlement s’enregistre à sa date réelle, ce qui permet de reprendre les paiements de juin ou de juillet quand l’école arrive en cours d’année. Une saisie en double ou un montant erroné ? La ligne se supprime avec un motif obligatoire, le montant redevient dû et l’historique du dossier en garde la trace.

Les familles en retard de paiement sont relancées automatiquement, poliment et sans que personne n’ait à tenir la liste. Le secrétariat voit d’un coup d’œil qui doit quoi.

En tête de la page Paiements, sous les chiffres clés, la courbe des encaissements déjà réalisés côtoie celle des chèques remis à encaisser plus tard, avec le reste dû de l’année. Le trésorier voit ce qui est rentré et ce qui va rentrer, sans rien recalculer.

Le trésorier exporte l’ensemble des encaissements (Excel/CSV) pour sa comptabilité et l’assemblée générale. Les événements distinguent le cadre cultuel du hors-cadre.