Pilotage & communication

Sous les chiffres clés (inscriptions validées, élèves actifs, recettes de l’année, enseignants, classes), ce qu’il y a à faire se lit en premier : dossiers en attente, enfants sans créneau à répartir, impayés à relancer, évaluations et bulletins incomplets, élèves qui décrochent. Viennent ensuite les inscriptions de l’année, état par état, et les places occupées de chaque créneau face à sa capacité, de quoi répartir à la rentrée ou déplacer un enfant vers un groupe qui a de la place. La situation de l’école en temps réel, présentable telle quelle en réunion de bureau ou en assemblée générale. L’onglet « Espace famille » de la page Communication complète la vue : combien de familles consultent leur espace, ont installé l’application, activé les notifications et lu le dernier message. Avant même d’envoyer, l’école sait qui sera touché. Sur la page d’accueil, une carte « À traiter » rassemble ce qui attend une action : dossiers à valider, paiements en retard avec le montant restant dû, messages des familles, inscriptions aux événements. Chaque ligne ouvre la liste concernée, déjà filtrée, et la carte s’efface quand tout est à jour.

Réunion de rentrée, sortie annulée, rappel de paiement : l’annonce part à toute l’école, à une classe ou à plusieurs, par email aux deux parents (gratuit et lu par l’immense majorité), puis par SMS ciblé vers les familles qui n’ouvrent pas. Les familles qui ont installé l’Espace famille sur leur téléphone reçoivent aussi une notification, ce qui économise d’autant les SMS. Au nom de l’école, pas depuis le téléphone personnel d’un membre de l’équipe. Quatre audiences au choix : les familles inscrites, celles dont le dossier n’est pas finalisé (pas encore inscrites, pièces attendues, liste d’attente), celles que vous souhaitez inviter à s’inscrire, à partir d’une liste d’emails, et une ou plusieurs familles précises, retrouvées par leur nom ou leur numéro de dossier. Un bouton Reformuler propose une version plus claire de votre texte, écrit comme il vous vient : dates, horaires, lieux, montants et variables restent tels quels, et le texte d’origine reste à portée de clic.

Les annonces partent par petits lots, toutes les dix minutes, jour et nuit, ce qui lisse le volume même quand toute l’école est destinataire : un message écrit le soir est lu le matin. L’historique conserve chaque envoi : le message, la date, les destinataires et les échecs éventuels. Les enseignants peuvent écrire aux familles de leurs classes, et uniquement aux leurs. Le bouton Notifier d’une classe publie leur message dans l’Espace famille de chaque famille, avec un email et une notification envoyés tout de suite, et l’historique montre qui l’a lu.

Quand une famille écrit depuis son Espace famille, son message arrive dans l’onglet « Messages reçus » de la page Communication, avec le motif, les parents et l’enfant concerné, et le bureau est prévenu par email. On répond sur place, on voit quand la réponse est lue, et ce qui s’est réglé par téléphone se marque traité, avec une note interne. Les absences n’encombrent plus cette file : la famille les déclare elle-même depuis l’écran de son enfant. Une école qui préfère garder la main coupe ce réglage : l’absence arrive alors comme un message, et un clic ouvre la fiche de l’élève pour l’enregistrer à la date annoncée. Quand l’école l’active, les familles posent aussi leurs questions aux enseignants de la classe : le bureau les suit toutes dans le filtre « Chez les enseignants », peut répondre à leur place, et une question restée 7 jours sans réponse revient dans sa file. Dans ce cas, un message arrivé au mauvais endroit se transmet : le bureau l’envoie aux enseignants de la classe avec « Transmettre aux enseignants », une note à l’appui s’il le souhaite, et un enseignant renvoie au bureau ce qui le concerne avec « Transmettre au bureau », sans que la famille voie le transfert. Dans l’autre sens, l’école peut écrire la première à une famille précise, depuis la page Communication ou la fiche du dossier : le message part tout de suite, et la famille peut y répondre une fois. Dans l’historique des envois, ce message se relit, avec sa lecture et la réponse de la famille.

Une nouvelle inscription arrive, une famille écrit, un dossier est corrigé depuis l’Espace famille : les membres du bureau qui l’ont choisi reçoivent une notification sur leur téléphone ou leur ordinateur, sans attendre d’ouvrir l’application. Chacun active les siennes depuis sa page Mon compte, appareil par appareil, avec une notification de test pour vérifier que tout fonctionne ; sur iPhone, l’espace s’ajoute d’abord à l’écran d’accueil. L’administrateur voit combien de comptes ont activé les notifications et installé l’application, rôle par rôle : il sait qui reste à accompagner.

Sorties, conférences, fêtes de fin d’année : invitations, inscriptions et attestations, avec la distinction entre activités cultuelles et hors cadre.

Administrateur, gestionnaire, enseignant, auditeur : chacun accède à ce qui le concerne, le journal d’audit trace chaque action, et l’administrateur voit qui est connecté en ce moment. Indispensable quand l’équipe tourne d’une année sur l’autre.