Pilotage & communication

Inscriptions, effectifs par classe, recettes : la situation de l’école en temps réel, présentable telle quelle en réunion de bureau ou en assemblée générale. La carte « Utilisation de l’Espace famille » complète la vue : combien de familles consultent leur espace, ont installé l’application, activé les notifications et lu le dernier message. Avant même d’envoyer, l’école sait qui sera touché. Sur la page d’accueil, une carte « À traiter » rassemble ce qui attend une action : dossiers à valider, paiements en retard avec le montant restant dû, messages des familles, inscriptions aux événements. Chaque ligne ouvre la liste concernée, déjà filtrée, et la carte s’efface quand tout est à jour.

Réunion de rentrée, sortie annulée, rappel de paiement : l’annonce part à toute l’école, à une classe ou à plusieurs, par email aux deux parents (gratuit et lu par l’immense majorité), puis par SMS ciblé vers les familles qui n’ouvrent pas. Les familles qui ont installé l’Espace famille sur leur téléphone reçoivent aussi une notification, ce qui économise d’autant les SMS. Au nom de l’école, pas depuis le téléphone personnel d’un membre de l’équipe. Trois audiences au choix : les familles inscrites, celles dont le dossier n’est pas finalisé (pas encore inscrites, pièces attendues, liste d’attente) et celles que vous souhaitez inviter à s’inscrire, à partir d’une liste d’emails. Un bouton Reformuler propose une version plus claire de votre texte, écrit comme il vous vient : dates, horaires, lieux, montants et variables restent tels quels, et le texte d’origine reste à portée de clic.

Les annonces partent par une file d’envoi qui lisse le volume, même quand toute l’école est destinataire. L’historique conserve chaque envoi : le message, la date, les destinataires et les échecs éventuels. Les enseignants peuvent écrire aux familles de leurs classes, et uniquement aux leurs.

Quand une famille écrit depuis son Espace famille, son message arrive dans l’onglet « Messages des familles » de la page Communication, avec le motif, les parents et l’enfant concerné, et le bureau est prévenu par email. On répond sur place, on voit quand la réponse est lue, et ce qui s’est réglé par téléphone se marque traité, avec une note interne. Un motif d’absence ouvre directement la fiche de l’élève pour enregistrer l’absence à la date annoncée.

Une nouvelle inscription arrive, une famille écrit, un dossier est corrigé depuis l’Espace famille : les membres du bureau qui l’ont choisi reçoivent une notification sur leur téléphone ou leur ordinateur, sans attendre d’ouvrir l’application. Chacun active les siennes depuis sa page Mon compte, appareil par appareil, avec une notification de test pour vérifier que tout fonctionne ; sur iPhone, l’espace s’ajoute d’abord à l’écran d’accueil. L’administrateur voit combien de comptes ont activé les notifications et installé l’application, rôle par rôle : il sait qui reste à accompagner.

Sorties, conférences, fêtes de fin d’année : invitations, inscriptions et attestations, avec la distinction entre activités cultuelles et hors cadre.

Administrateur, gestionnaire, enseignant, auditeur : chacun accède à ce qui le concerne, le journal d’audit trace chaque action, et l’administrateur voit qui est connecté en ce moment. Indispensable quand l’équipe tourne d’une année sur l’autre.