Inscriptions & réinscriptions en ligne

Chaque famille renseigne son dossier pas à pas : enfants, coordonnées, créneaux souhaités. Le secrétariat reçoit des dossiers complets et lisibles : fini les fiches papier ressaisies le dimanche soir. Et si une coquille s’est glissée dans le dossier, la famille la corrige elle-même depuis son Espace famille tant que le dossier n’est pas validé : le secrétariat est prévenu du changement, sans rien à ressaisir ni à renvoyer.

Votre équipe garde la main : chaque dossier est validé (ou non) par le secrétariat. À la validation, le montant dû s’affiche et le formulaire d’encaissement s’ouvre pré-rempli : le règlement remis avec le dossier se saisit dans la foulée, sans jamais être obligatoire. Les places par créneau sont limitées et les listes d’attente se constituent automatiquement, sans tableur à côté.

Une affiche PDF avec un QR code, générée depuis votre configuration avec vos textes, mène droit au formulaire : les familles la scannent à la sortie de la mosquée et s’inscrivent depuis leur téléphone. Pour celles dont vous avez l’adresse, collez une liste d’adresses email dans la page Communication : chaque famille reçoit un lien d’inscription personnalisé, et vous voyez qui a reçu l’email, qui a cliqué et qui s’est inscrit. Un bouton relance en une fois celles qui n’ont pas donné suite, une seule fois par famille, et une famille déjà inscrite n’est jamais invitée.

À chaque rentrée, chaque famille reçoit un lien personnalisé avec son dossier pré-rempli : elle confirme, ajuste si besoin, et c’est fait. Zéro ressaisie pour le secrétariat.

Les familles qui n’ont pas renouvelé sont relancées automatiquement. Celles dont le dossier reste en suspens (pièces attendues, liste d’attente, dossier expiré) se relancent d’un message groupé depuis la page Communication, le nombre de familles concernées affiché avant l’envoi. Et vous savez à tout moment où en est le remplissage : effectif projeté face à la capacité de chaque créneau, souhaits exprimés par les familles, enfants inscrits sans créneau à répartir.

Vous arrivez avec vos listes déjà remplies ? L’outil génère un modèle Excel adapté à votre configuration, créneaux et niveaux proposés en liste déroulante, et accepte aussi un fichier CSV. Avant de créer le moindre dossier, un rapport d’analyse passe chaque ligne en revue : erreurs à corriger, nouveau ou réinscription, âge de l’enfant. Les dossiers importés arrivent en attente, comme s’ils venaient du formulaire : votre équipe valide, et aucun email ne part vers les familles pendant l’import. Si le fichier était le mauvais, l’import s’annule en un clic.

Droit à l’image (opposition photo/vidéo), autorisation de sortie seule, photo d’identité de l’enfant : chacune de ces demandes s’active ou se coupe dans votre configuration. Ce que vous activez est demandé à chaque famille au moment de l’inscription, et le droit à l’image se règle dès la rentrée, sans circulaire à faire signer après coup.