Inscriptions & réinscriptions en ligne

Chaque famille renseigne son dossier pas à pas : enfants, coordonnées, créneaux souhaités. Le secrétariat reçoit des dossiers complets et lisibles : fini les fiches papier ressaisies le dimanche soir. Et si une coquille s’est glissée dans le dossier, la famille la corrige elle-même depuis son Espace famille tant que le dossier n’est pas validé : le secrétariat est prévenu du changement, sans rien à ressaisir ni à renvoyer. Un seul dossier par famille et par année : le formulaire rappelle d’inscrire toute la fratrie ensemble et affiche vos paliers de cotisation, pour que la famille garde son tarif dégressif. Celle qui tenterait d’en déposer un second reçoit le lien de son Espace famille pour ajouter l’enfant à son dossier.

Votre équipe garde la main : chaque dossier est validé (ou non) par le secrétariat. La fenêtre Valider propose le créneau de chaque enfant avec ses places restantes, et un dossier en attente se prend en charge et se valide d’un même geste. À la validation, le montant dû s’affiche et le formulaire d’encaissement s’ouvre pré-rempli : le règlement remis avec le dossier se saisit dans la foulée, sans jamais être obligatoire. Les places par créneau sont limitées : en ligne, un créneau complet n’est plus proposé aux familles ; au bureau, il reste marqué complet et c’est vous qui décidez d’ajouter un enfant au-delà. Les dossiers en surnombre passent en liste d’attente, hors capacité, jusqu’à ce qu’une place se libère.

Une famille au guichet, un dossier papier, une période d’inscription en ligne fermée : le bouton Ajouter ouvre un écran qui reprend les responsables et les enfants du formulaire en ligne, sans quota ni date de fermeture. Le niveau de l’enfant s’indique dès la saisie quand vous le connaissez. Le dossier arrive en attente comme s’il venait du formulaire, et la famille reçoit le même email de confirmation, avec le lien de son Espace famille pour corriger ses coordonnées ou déposer une pièce sans repasser au bureau. Si elle a déjà un dossier pour l’année, l’écran le signale et propose de l’ouvrir plutôt que d’en créer un second.

À la rentrée, valider les dossiers un par un prend la journée. La liste des inscriptions porte une case à cocher par ligne : filtrez sur les dossiers en attente, cochez ceux que vous validez, ou tout le filtre d’un coup, et lancez. Les familles reçoivent leur email une par une, à quelques secondes d’écart : comptez environ sept minutes pour 126 dossiers. À la fin, un compte rendu liste chaque dossier ; ceux qu’une vérification a refusés (un enfant sans créneau, un responsable sans téléphone) sont laissés de côté avec leur motif, sans bloquer les autres. Les cours pour adultes en disposent aussi.

Une affiche PDF avec un QR code, générée depuis votre configuration avec vos textes, mène droit au formulaire : les familles la scannent à la sortie de la mosquée et s’inscrivent depuis leur téléphone. Pour celles dont vous avez l’adresse, collez une liste d’adresses email dans la page Communication : chaque famille reçoit un lien d’inscription personnalisé, placé où vous voulez dans le texte, et vous voyez qui a reçu l’email, qui a cliqué et qui s’est inscrit. Un bouton relance en une fois celles qui n’ont pas donné suite, une seule fois par famille, et une famille déjà inscrite n’est jamais invitée. Une famille qui se manifeste après la fermeture des inscriptions ? Son invitation lui ouvre le formulaire à elle seule, et son dossier arrive en attente comme les autres.

À chaque rentrée, chaque famille reçoit un lien personnalisé avec son dossier pré-rempli : elle confirme, ajuste si besoin, et c’est fait. Zéro ressaisie pour le secrétariat.

Les familles qui n’ont pas renouvelé sont relancées automatiquement. Celles dont le dossier reste en suspens (pièces attendues, liste d’attente, dossier expiré) se relancent d’un message groupé depuis la page Communication, le nombre de familles concernées affiché avant l’envoi. Et vous savez à tout moment où en est le remplissage : effectif projeté face à la capacité de chaque créneau, souhaits exprimés par les familles, enfants inscrits sans créneau à répartir.

Vous arrivez avec vos listes déjà remplies ? L’outil génère un modèle Excel adapté à votre configuration, créneaux et niveaux proposés en liste déroulante, et accepte aussi un fichier CSV. Avant de créer le moindre dossier, un rapport d’analyse passe chaque ligne en revue : erreurs à corriger, nouveau ou réinscription, âge de l’enfant. Les dossiers importés arrivent en attente, comme s’ils venaient du formulaire : votre équipe valide, et aucun email ne part vers les familles pendant l’import. Si le fichier était le mauvais, l’import s’annule en un clic.

Les vraies dates de naissance ou les coordonnées des parents arrivent souvent après coup, par paquets. Exportez la liste des inscriptions, corrigez le fichier au tableur, puis redéposez-le sur la page d’import : l’outil reconnaît l’export, ne reprend que les cases remplies et vous montre, ligne par ligne, l’ancienne valeur et la nouvelle avant d’enregistrer quoi que ce soit. Une colonne Créneau remplie place les enfants qui n’en ont pas et change de créneau les élèves déjà inscrits, le rapport nommant la classe à réaffecter. Numéros de dossier, règlements et montants dus restent en place, aucun email ne part, et chaque correction est inscrite dans l’historique du dossier. L’export lui-même compte une ligne par enfant, son créneau dans une colonne à part : un tableau croisé par créneau se fait en deux clics.

Droit à l’image (opposition photo/vidéo), autorisation de sortie seule, photo d’identité de l’enfant : chacune de ces demandes s’active ou se coupe dans votre configuration. Ce que vous activez est demandé à chaque famille au moment de l’inscription, et le droit à l’image se règle dès la rentrée, sans circulaire à faire signer après coup. Si vous l’activez, l’attestation d’assurance se dépose aussi en ligne, en PDF ou en photo, depuis le formulaire ou l’Espace famille, même après la validation : le bureau l’ouvre, la vérifie et coche « Attestation fournie », rien n’est coché tout seul. Une fois le dossier validé, la famille ajoute ou change elle-même la photo de son enfant depuis son Espace famille : le trombinoscope se remplit, dossiers importés compris.